Cabecera de perspectiva

Los ítems visibles en el esquema dependen de la perspectiva mostrada. Por ejemplo, puedes centrarte únicamente en unas pocas tareas que te gustaría finalizar a corto plazo con la perspectiva Previsión, abordar elementos en contexto con las Etiquetas u obtener una visión general del trabajo que tienes por delante en una serie de Proyectos.

El nombre de tu perspectiva actual aparece en la parte superior del esquema, junto a un contador de los ítems visibles.

Anatomía de una fila

El esquema de OmniFocus está compuesto de filas que representan ítems (tareas que capturas con OmniFocus) u otros componentes de tu estructura organizativa, como carpetas o etiquetas.

Las filas muestran todo tipo de información acerca de un ítem, como el proyecto al que pertenece, etiquetas relevantes, fechas de vencimiento y su estado de finalización en forma de círculos de estado.

Por omisión, las filas del esquema usan la opción de diseño en Columnas para presentar datos.

La figura siguiente muestra el desglose de un ítem en el buzón, con abundante información adicional sobre la tarea en cuestión y usando la presentación por omisión en Columnas.

1. Círculo de estado: una representación visual del estado de finalización del ítem, junto a otros atributos importantes. Haz clic en el círculo de estado de un ítem activo para marcarlo como completado.

2. Título: el título del ítem. El texto del título en negro suele indicar que un ítem se puede procesar; los ítems completados, bloqueados, en espera o padres de grupos muestran el texto del título en gris (a menos que venzan pronto o hayan vencido).

3. Proyecto: si el ítem tiene un proyecto asignado, aquí aparece su posición en la jerarquía de proyectos. Al tratarse de un ítem de buzón (los ítems de buzón con proyectos se suelen limpiar), este ítem se enumera sin proyecto.

4. Etiquetas: aquí aparecen todas las etiquetas asignadas al ítem. Un ítem puede tener tantas etiquetas como quieras; si hay más etiquetas que espacio horizontal en la fila, se indica mediante unos puntos suspensivos.

5. Fechas: si el ítem tiene asignadas fechas de vencimiento o aplazamiento, aparecerán aquí cuando sea relevante (una vez superada una fecha de aplazamiento, dejará de mostrarse).

6. Notas, adjuntos y marcas: estos iconos indican si el ítem incluye notas o archivos adjuntos (el icono aparece relleno cuando existe una nota o un adjunto), o bien si el ítem se ha marcado.

Filas de Proyecto, Carpeta y Etiqueta

Además de los atributos comunes de los ítems de buzón, las filas de proyectos, carpetas y etiquetas pueden incluir diversa información útil de otros tipos.

1. Icono de tipo de fila: proyectos, carpetas y etiquetas tienen al lado iconos que te ayudan a recordar la perspectiva actual y la relación de la fila con los elementos que la rodean. Los proyectos pueden ser de varios tipos: secuenciales, paralelos y de acciones individuales.

2. Triángulo de expansión: haz clic para contraer o desplegar la carpeta, el proyecto o la etiqueta y ocultar o revelar su contenido.

3. Estado de la fila: aquí se muestran los proyectos y las etiquetas con cualquier estado que no sea el activo. Además de Activo (sin icono), los proyectos pueden estar en espera, completados o descartados, mientras que las etiquetas pueden tener estado activo, en espera o descartado.

4. Recuento de ítems: el número total de ítems del proyecto o la etiqueta.

5. Resumen de vencimiento: cuando hay espacio suficiente en la fila, esta línea desglosa el estado de vencimiento (si vencen pronto o han vencido) de los ítems del proyecto, la carpeta o la etiqueta.

6. Notas, adjuntos y marcas: estos iconos indican si hay notas o archivos adjuntos asociados al proyecto como tal (no a los ítems que contiene), o bien si el proyecto se ha marcado. No se pueden asignar notas, archivos adjuntos ni marcas a carpetas o etiquetas.

Círculos de estado

El objetivo es marcar como completado el círculo de estado de un ítem una vez finalizado. Haz clic en el círculo para marcar el ítem como completado ; o bien, pulsa Opción y haz clic para descartarlo .

Los círculos de estado también nos dan información importante acerca de un ítem: los ítems pueden vencer pronto (ámbar), haber vencido (rojo) o estar marcados (naranja). Los ítems que se repiten también se distinguen por los puntos suspensivos del centro.

Si tienes un ítem con más de un estado, el círculo será de varios colores a la vez para reflejar cada uno de los atributos relevantes.

Limpieza

Cuando se marca un ítem como completado haciendo clic en su círculo de estado , el ítem no desaparece inmediatamente del esquema. Si has configurado la limpieza de ítems al cambiar de perspectiva, estos desaparecerán al navegar a otra sección, o bien al forzar una limpieza manual haciendo clic en Limpiar en la barra de herramientas o seleccionando Organizar > Limpiar (Comando-K).

Si un ítem completado no desaparece ni siquiera después de limpiar la vista actual, consulta las opciones de Visualización de la perspectiva. Es probable que la vista esté ajustada para mostrarlo Todo. Intenta ajustar las opciones de Visualización a Restante o Disponible para ocultar esos ítems completados.

Si cambias el estado de una acción a un valor que la ocultaría con los ajustes de visualización actuales (por ejemplo, si marcas un ítem como Completado en una perspectiva con las opciones de Visualización ajustadas a Disponible) y más tarde eliminas el proyecto o etiqueta que la contiene, OmniFocus te advertirá de que podrías estar eliminando algún elemento sin querer. Para ver esos ítems ocultos, cambia las opciones de Visualización de la perspectiva actual a Todo.

Agrupación de ítems

Puedes usar Grupos para crear listas anidadas de ítems en el esquema, ya sean grupos de ítems en el buzón o grupos de acciones dentro de un proyecto (también llamados subproyectos).

Al crear un grupo de acciones, se crea una relación jerárquica de padre e hijos entre la acción principal y las acciones anidadas. Si quieres crear un grupo con acciones que ya existen, selecciona las acciones que quieras convertir en hijos y:

• Arrástralas sobre la acción padre de manera que aparezca marcada y muestre una línea de inserción vertical debajo; a continuación suéltalas; o bien

• Colócalas inmediatamente debajo de la acción padre en el esquema y elige Organizar > Aplicar sangría (Comando-]).

Si no existen ni la acción padre ni las acciones hijo, hay dos formas de crear un grupo.

Para crear un grupo desde una acción existente que hará de padre:

• Crea las acciones hijo desde cero. Para ello, elige Organizar > Añadir hijo (Mayúsculas-Comando-]) con la acción padre seleccionada. Se crea una acción nueva con la acción seleccionada como padre.

Para crear un grupo a partir de acciones existentes sin que ninguna sea padre:

• Selecciona los ítems que quieras agrupar y elige Organizar > Agrupar (Opción-Comando-G). Se crea una nueva acción sin título que representa al grupo y los ítems seleccionados se sangran y pasan a ser sus hijos.

Cuando hayas creado un grupo, puedes usar el inspector para cambiar el tipo y determinar si queda completado automáticamente cuando se finaliza la última acción.

Agrupación de proyectos con carpetas

Además de agrupar ítems de acciones dentro de otros ítems, cuando uses la perspectiva de Proyectos podrás agrupar proyectos relacionados mediante carpetas.

Para crear una carpeta de proyectos, sigue estos pasos:

1. Selecciona dos o más proyectos en la barra lateral.

2. Elige Organizar > Agrupar (Opción-Comando-G). Los proyectos seleccionados se colocan en una carpeta nueva.

3. Introduce un nombre de carpeta para sustituir el texto Nueva carpeta.

4. Pulsa Retorno para aceptar el nombre de carpeta nuevo.

Desde la perspectiva Proyectos, también puedes elegir Nueva carpeta en el menú + en la parte inferior de la barra lateral, o bien seleccionar Archivo > Nueva carpeta.

Opciones de diseño

La apariencia general de los ítems del esquema viene determinada por tus preferencias de Diseño.

Puedes elegir, principalmente, entre dos tipos de diseño:

• El diseño de Columnas, con el título junto a los detalles del ítem en una sola línea. Este es el ajuste por omisión.

• El diseño Fluido, con el título ampliado a la anchura del esquema y los detalles debajo del mismo.

El diseño por omisión incluye columnas de proyecto, etiquetas, fecha de vencimiento, icono de nota e icono de marca junto al título del ítem. Los cambios realizados en las preferencias de Diseño afectan a la visualización del esquema en toda la aplicación.

Si haces cambios y más tarde quieres recuperar el diseño original predeterminado, siempre puedes volver al diseño por omisión haciendo clic en Restaurar.

Para seguir personalizando la apariencia de los ítems del esquema, puedes usar el submenú Visualización > Mostrar título de ítem completo y elegir si los títulos deben cortarse en el espacio de una sola línea cuando no están seleccionados o mostrarse en varias líneas siempre que sea necesario.

Diseños de perspectiva personalizados

Con OmniFocus Pro, puedes personalizar el diseño del esquema de cada perspectiva y adaptarlo a tus necesidades con las opciones de Visualización de cada perspectiva.

En las opciones de Visualización específicas de una perspectiva, elige un diseño distinto de Usar Preferencias para reemplazar los ajustes por omisión con el diseño Fluido o con el conjunto de columnas que elijas.